第二天上午，总经办给许建秋发了个〈人员分工表〉，这就是说苏总否定了许建秋的人员分工表，而以总经办的人员分工表为准。这给许建秋的工作带来了困难：因为，作为本次活动的策划者，许建秋实质上又是活动的总指挥，人员分工理应由他来安排，可现在。。。。。。许建秋感到百思不得其解，他感到自己有必要与苏总进行沟通。经过深思，许建秋呈给苏总一份〈关于搞好本次活动的战略与战术〉，他向苏总坦诚地表达了自己对人员分工的担忧，提出了由自己来进行人员分工的想法。苏总被他劝服了，欣然同意了他的方案，并召开了会前动员大会，由许建秋讲方案。许建秋首先向大家讲了大会流程表，然后，又公布了《大会分工表》。
本次大会分秘书组。主要职责是：参加会议的中外代表的接待及礼品的发放，负责人：杨界石
策划创意组。主要职责：大会流程策划及会中各个环节的指挥和实施
负责人：钱有绪 许建秋
颁奖组。主要职责：礼仪的培训和现场颁奖
负责人：王琪
安全保卫组：王承运
音响组。主要职责：音乐的播放和主持人的培训。
方案下发给各个组以后，许建秋让方晓打了六份主持稿，四份给主持人，自己一份，吴经理一份。
方晓将主持词交给吴经理时，吴经理让方晓转告许建秋，四位主持人中有一位因家中有急事不能担当主持人了。这下，许建秋感到这太出乎意料了，于是，他向苏总汇报了这种情况，一刻钟后，苏总给他打了个电话，说是一个老外要求当主持人，一会儿他就去你哪儿，你给沟通一下，许建秋一怔：“他会汉语吗？”
“放心，”苏总哈哈大笑：“他恐怕比你的汉语差不多少呢！”
许建秋来到苏总办公室后，但见一位高个头的老外坐在沙发上，从外形来看，是个典型的英国人。
“你好！”老外站起来与许建秋用汉语打招呼，许建秋暗暗惊叹。
“你好！”许建秋本想用英语与他对话，一听老外用外语与他对话，也自然用汉语与他对话。
“贵姓？”许建秋有兴趣地问，一个典型的外国人就在自己面前，许建秋觉得新奇。
“我的中文名字叫李志，”老外彬彬有礼地说：“你就是许建秋先生吧？”
许建秋点了点头：“您在中国学汉语多久了？”
“我没学汉语，”李志的回答令许建秋大吃一惊：“我觉得学一门外语是一种本能，用不着刻意去学。”
“是吗？”许建秋歪着头打量了一番眼前这位典型的老外：“你在中国多长时间了？”
“七年了吧。”李志不假思索地回答。
许建秋将主持词交给他，想试试他的汉语的“深浅”，没想到他连一些古诗的意思都能翻译得八九不离十。
于是，许建秋向李志握手，表示可以合作，并告知他这两天熟悉活动流程，抽时间主持人之间进行沟通。
十一月五日下午，许建秋和会务组所有人员一起去省会堂彩排。
主持人相互沟通了一下，并对活动流程走了一遍，许建秋从整体感到尚可，但关于龙年开运酒开坛仪式却觉得不够热烈，当时，如慧在场，她提议用《戏说乾隆》主题曲。许建秋点了点头，让吴经理放了一下音乐，果然，非常大气和热烈。
看来一切就绪，可就准备离开时，颁奖组王琪给许建秋出了个难题：公司的音乐彩球出问题了，也就是说，大会不能用音乐彩球了。
“那就租一个吧。”许建秋蕴对王琪说。
“你是不是在做梦？”王琪伸手摸了摸许建秋的眉头：“明天就开会，让我今天晚上就去租，你不是在催命吧？”
“你要知道，这是一个国际会议，没有音乐彩球成何体统？”许建秋行硬地回了过去。
“我是无能为力了！”王琪摊着两只手。
许建秋搓着手，在会堂内干转。
约五分钟后，如慧走到许建秋跟前地说：“彩球的事你不用发愁，我已经问好了。”